目前雖然預計到2010年中國電子郵箱總量將接近5億，但是截至到2006年，我國卻只有不到10 %的企業(yè)擁有自己的企業(yè)郵箱，而中小型企業(yè)所占的比例就更少了。由此可以看出，中小企業(yè)建立企業(yè)郵箱已經迫在眉睫，那么，中小企業(yè)該如何建立企業(yè)郵箱呢?

　　目前，企業(yè)建立企業(yè)郵箱一般有以下幾種形式：免費郵箱、上網時附送獲得的郵箱、使用免費軟件自建郵箱、購買專業(yè)企業(yè)郵箱服務商提供的郵箱服務。

　　免費郵箱在安全性、穩(wěn)定性、效率(通信的及時性)以及可管理性等方面都存在著極大的隱患與不便，例如：郵箱空間是固定不變的，靈活性差。不少用戶抱怨他們使用的免費電子郵箱不穩(wěn)定，經常無法正常收發(fā)郵件，甚至發(fā)生丟信、刪信的“意外”事件。此外，免費郵箱內垃圾郵件泛濫，郵箱密碼被竊取等現(xiàn)象也屢見不鮮。此外，免費郵件服務市場的不規(guī)范和服務品質的差異化也不利于樹立統(tǒng)一的企業(yè)形象，提升工作效率。雖然成本上是免費的，但是企業(yè)使用免費信箱的狀況仍令人擔憂，這不僅會造成海南公司業(yè)務信息的不安全，而且也容易造成業(yè)務郵件管理的混亂，不利于公司樹立形象，如果公司日常廣告宣傳及公司員工名片上出現(xiàn)的是類似aa@×××.com之類的免費信箱，則可能給人不太好的印象，用于公司商務活動也顯得不太妥當，有損于公司形象。另外，企業(yè)員工如果使用免費郵件，還可能會產生對業(yè)務往來信息無法管理的現(xiàn)象，例如：員工離職，由于信箱是員工個人的，在離職時不會交還給公司，因此隨業(yè)務往來的信件也就隨員工的辭職而無法及時處理，這就會造成不可估量的后果。上網時附送獲得的郵箱是建立在一定的消費基礎之上，從整體成本考慮并沒有給企業(yè)帶來太多的利益。而且附送的郵箱通常數(shù)量和容量都極其有限，例如：許多公司在使用當?shù)仉娦挪块T或虛擬主機服務提供商提供的1-10個信箱，這對一個稍大的企業(yè)來說是遠遠不夠的。因此，上網時附送獲得的郵箱并不能充分滿足企業(yè)用戶的實際需求，而且同免費郵箱一樣存在不安全、效率低下和不便于管理、不利于公司整體形象樹立等問題。

　　使用免費軟件自建企業(yè)郵箱可以滿足一定用戶數(shù)量的基本收發(fā)需求，但隨著用戶數(shù)量的擴大和對本地化、專業(yè)化電子郵局功能、性能方面需求的日益提升，這些免費電子郵局系統(tǒng)的性能缺陷日益突出：系統(tǒng)性能隨著用戶數(shù)的增多而急劇下降;可靠性低，收發(fā)不穩(wěn)定甚至丟失郵件;安全性差，密碼易被竊取，商業(yè)機密易泄露;產品界面不友好，安裝使用不方便;中文處理常出現(xiàn)問題，代碼之間難以轉換;服務支持維護無保障等。這些都成為免費企業(yè)郵箱所面臨的現(xiàn)狀。

　　專業(yè)的企業(yè)郵箱服務商，通常都使用高端的郵件系統(tǒng)，并且有專業(yè)的技術工程師為用戶提供服務。除此之外，在郵件安全方面也有保障，例如反垃圾郵件，反病毒郵件，郵件加密通訊等。讓企業(yè)在使用的過程中可以后顧無憂。專業(yè)的企業(yè)郵箱服務商還有一個優(yōu)勢是企業(yè)自身所不具備的，即在國內及海外的多個主干網機房內設置有郵件服務器。比如，中國萬網就在國內的電信、網通以及海外設有多個郵件服務器，并有專享帶寬，讓用戶的郵件可以暢通無阻。對于有許多分支機構的企業(yè)來說，只架設一臺服務器，是遠遠不夠的，而架設多臺服務器，成本又會加大。因此，選擇專業(yè)的企業(yè)郵箱服務商提供的企業(yè)郵箱服務是非常明智的。